E-Mail Archivierung

Mit der ProWebMa E-Mail Archivierung können Sie schnell, günstig und einfach für mehr Rechtssicherheit in Ihrem Unternehmen sorgen, den Schutz vor Datenverlusten erhöhen und die Produktivität steigern:

E-Mail Archivierung Grundlagen & Vorteile

In Bezug auf E-Mail Archivierung sind zahlreiche Vorschriften und gesetzliche Auflagen zu beachten. Dazu gehören z. B. die Abgabenordnung (§ 146 AO) und das Handelsgesetzbuch (§ 239 HGB).

Alle relevanten E-Mails einschließlich der Dateianhänge müssen maschinenlesbar, jederzeit verfügbar, vollständig und manipulationssicher aufbewahrt werden.

So reicht es z. B. NICHT aus, E-Mails über ein ganz normales Backup zu sichern oder E-Mails einfach nicht zu löschen, da z. B. nachträgliche Manipulationen möglich wären.

Bei der ProWebMa E-Mail Archivierung werden die Mails und deren Anhänge in einer verschlüsselten Datenbank auf einem ProWebMa Server unveränderbar gespeichert.

Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile für Sie, z.B.:

Mehr Rechtssicherheit

Die ProWebMa E-Mail Archivierung hilft Ihnen, rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Die eingesetzte Software wird regelmäßig zertifiziert (IDW PS 880).

Auditzugang

Über die Benutzerverwaltung ist die Einrichtung eines speziellen Auditzugangs für die Prüfung durch eine Behörde möglich.

Mehr Sicherheit vor Datenverlust

Es gehen keine wichtigen Mails mehr verloren: Ganz gleich ob eine E-Mail versehentlich oder vorsätzlich (z. B. von einem ausscheidenden Mitarbeiter) gelöscht wurde – eine Widerherstellung aus dem Archiv ist möglich.

Mehr Produktivität

Die integrierte Volltextsuche über E-Mails und Dateianhänge kann die Suchvorgänge deutlich vereinfachen und beschleunigen.

Einfache Handhabung

Nach Einrichtung der zu archivierenden Postfächer funktioniert die Archivierung automatisch im Hintergrund. Der Zugriff auf das Archiv ist unter anderem über eine komfortables Outlook Add-in oder per Web Access möglich.

Schneller und günstiger Einstieg

Die Einführung einer eigenen Archivierungslösung in Ihrem Unternehmen wäre in der Regel mit hohen Kosten für die Anschaffung, Einrichtung und den Betrieb eines solchen Systems verbunden. Bei der ProWebMa E-Mailarchivierung können Sie den Service zu geringen monatlichen kosten ganz einfach dazubuchen.

E-Mail Archivierung Kosten & Abrechnung

Die Kosten für die E-Mail Archivierung sind abhängig von der Anzahl der gebuchten Postfächer, dem Aufwand für die Einrichtung des Systems und der einzelnen Postfächer, sowie einer monatlichen Grundgebühr. Ab 10 gebuchten Postfächern sind Preisnachlässe bei Setup und Instanzkosten möglich.

Preisliste Grundkosten

Preis (netto) Preis (brutto)
Einrichtung des Systems (einmalig) 4,95 € 5,89 €
Grundgebühr / Instanz-Kosten pro Monat 1,50 € 1,79 €
Setup pro Archiv-Postfach (einmalig) 4,95 € 5,89 €
pro Postfach und Monat incl. 2 GB Speicherplatz (im Pool pro Firma) 3,50 € 4,17 €

Hinweis:
Wenn Sie z. B. 10 Postfächer buchen, steht Ihnen 10 x 2 GB = 20 GB Speicherplatz auf unserem Archivserver zur Verfügung. Wie sich dieser Speicherplatz auf die einzelnen Postfächer verteilt, ist unerheblich.

Preisliste Zusatzspeicher

Sollte der kostenfrei enthaltene Speicherplatz nicht ausreichen, so wird Ihnen automatisch eine Erweiterung zugewiesen und nach der folgenden Preisstaffel abgerechnet:

Preis (netto) je GB pro Monat Preis (netto) pro Monat Preis (brutto) pro Monat
1 GB 1,00 € 1,00 € 1,19 €
5 GB 0,70 € 3,50 € 4,17 €
10 GB 0,50 € 5,00 € 5,95 €
25 GB 0,40 € 10,00 € 11,90 €
50 GB 0,35 € 17,50 € 20,83 €
100 GB 0,30 € 30,00 € 35,70 €
250 GB 0,25 € 62,50 € 74,38 €
500 GB 0,20 € 100,00 € 119,00 €

E-Mail Archivierung Konditionen

Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate. Danach ist eine Kündigung jederzeit mit einer Frist von 14 Tagen zum jeweiligen Quartalsende möglich. Die Abrechnung der erfolgt quartalsweise per Vorkasse, wahlweise per Rechnung oder Lastschrift. Unsere Angebote richten sich ausschließlich an Unternehmer i.S.d. § 14 BGB.

E-Mail Archivierung - Links

Infos bei Wikipedia
Fachbeitrag auf datenschutzbeauftragter-info.de
Abgabenordnung (§ 146 AO)
Handelsgesetzbuch (§ 239 HGB)